Hramba dokumentov v podjetju

SRS ne določajo več rokov hrambe za poslovne knjige/knjigovodske listine (razen tistih, ki jih moramo hraniti trajno), zato moramo pri presoji kakšen rok hrambe bomo določili v internih aktih, upoštevati predvsem zakonodajo s posameznega področja. Pri tem pa je najbolje, da za vsebinsko povezane listine upoštevamo najdaljši rok, ki ga določa posamezen zakon.

1)zakon o gospodarskih družbah določa v 54. členu, da se trajno hranijo:

-poslovne knjige (glavna knjiga in dnevnik kot temeljni knjigi);

-bilance stanja, poslovnega izida oziroma letna poročila vključno s poslovnim poročilom;
2) SRS 22.19:

podjetje določi v svojem splošnem aktu način hrambe poslovnih knjig in le pisni odtis glavne knjige in dnevnika se praviloma hranita trajno. Ker pa že 54. člen ZGD-ja določa trajno hrambo poslovnih knjig, pomeni, da pri določanju v skladu s SRS nimamo več izbire;
3) Zakon o evidencah na področju dela:

14. člen: vodenje evidenc o zaposlenih delavcih= trajno;

17. člen: vodenje evidenc o stroških dela = trajno;

19. člen: vodenje evidenc o izrabi delovnega časa = trajno.

Iz tega sledi, da med trajno hrambo spadajo najmanj končni obračuni plač zaposlencev ter izplačilne liste za obdobja, za katera ni končnih obračunov plač zaposlencev; podatki povezani s prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovane (M-4) in kontrolni podatki za dohodnino;
4) Zakon o davku na dodano vrednost:

86. člen:

5. odstavek: računi, ki se nanašajo na dobave blaga ali storitev..najmanj 10 let po poteku leta, na katero se računi nanašajo in

6. odstavek:….hramba računov, ki se nanašajo na nepremičnine najmanj 20 let po poteku leta, na katero se nanašajo.

Iz tega sledi = prejeti in izdani računi s prilogami (dobavnice, prevzemni dokumenti) = 10 let z izjemo prejetih računov za nepremičnine, kjer je 20 let….;
5) Zakon o davčnem postopku:

upoštevamo absolutni zastaralni rok = 4. odstavek 126. člena v povezavi s 32. členom

= Ne glede na določbe o zastaranju pravice do odmere in izterjave, davčna obveznost preneha, ko poteče deset let o dneva, ko je prvič začelo teči = sem spadajo obračuni davka na dodano vrednost; obračuni davka od dohodkov pravnih oseb in davka iz dejavnosti… In ker je večina knjigovodskih listin tako ali drugače povezana z ugotavljanjem davčne osnove in višino obveznosti za davek od odhodka pravnih oseb/dejavnosti bomo hranili tudi te listine najmanj 10 let od dneva, ko bi morala biti davčna obveznost poravnana za določeno davčno leto: prejete in izdane fakture so vključene že v točko 4 – hkrati pa tudi analitične evidence zalog; potni nalogi; obračuni/temeljnice za knjiženje amortizacije osnovnih sredstev in s tem tudi analitična evidenca osnovnih sredstev; obračuni davčnih odtegljajev (REK obrazci)
6) Zakon o davčnem postopku, ki se nanaša na povezane osebe – transferne cene: 6. odstavek 382. člena: davčni zavezanec mora dokumentacijo hraniti še deset let po zaključku leta, na katerega se nanaša;
7) Preostale knjigovodske listine: blagajniško poslovanje; izpiske denarnih sredstev, depozitne in kreditne pogodbe; druge pomožne poslovne knjige; temeljnice za knjiženje —- oblikujemo novo skupino listin, ki ji določimo razumni rok hrambe: npr. 5 let po poteku poslovnega leta na katero se nanašajo.

Letni računovodski izkazi in končni obračuni plač zaposlencev ter izplačilne liste za obdobja, za katera ni končnih obračunov plač zaposlencev, se hranijo trajno, pomožni obračuni pa dve leti. Letni obračuni se hranijo v izvirnikih.